Pengertian Istilah Sistem, Informasi, dan Manajemen
Informasi memegang peranan yang penting dalam setiap kehidupan manusia, begitu pula dalam setiap organisasi senantiasa memerlukan organisasi. Karena hampir semua bidang kegiatan dalam suatu orgnisasi tidak akan terlepas dari informasi sebagai sarana penunjang kelancaran kegiatan kinerja pegawai yang telah ditetapkan sebelumnya didalam tubuh organisasi.
Sistem Informasi Manajemen terdiri dari tiga kata yang berlainan arti yang masing-masing kata tersebut mempunyai pengertian. Untuk mengetahui pengertian dari ketiga kata tersebut peneliti akan sajikan secara terperinci sebagai berikut:
1. Sistem
Menurut pendapat Oemar Hamalik dalam buku Pengelolaan Sistem Informasi (1993:19), mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut:
Sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling berintelerasi dan berinteraksi satu sama lain dan dengan keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Gordon B. Davis dalam buku Management Information System yang diterjemahkan oleh Andreas Adiwardana dalam buku Kerangka Dasar Sistem Manajemen Jilid I (1999:67) mengemukakan pengertian sistem sebagai berikut: Sistem adalah abstrak maupun fisik, abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.
Menurut pendapat Onong Uchjana Effendy dalam buku Sistem Informasi Manajemen (1989:53) mengemukakan pengertian sistem sebagai berikut:
Sistem adalah suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau sub-sub sistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan tersebut berlangsung secara harmonis dalam ketentuan yang pasti.
Menurut pendapat Onong Uchjana Effendy dalam buku Sistem Informasi Manajemen (1989:54) mengemukakan, bahwa model sebuah sistem adalah input, proses, dan output, hal ini sudah tentu merupakan sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Input merupakan suatu komponen dimana sistem tersebut dioperasikan, sedangkan output merupakan hasil dari operasi. Dalam pengertian sederhana output berarti yang menjadi sebuah tujuan, sasaran, atau target pengoperasian dari suatu sistem. Sementara proses merupakan aktivitas yang dapat mentransfer masukan input menjadi sebuah output. Dengan demikian jelaslah bahwa suatu sistem atau sub sistem dapat terdiri dari beberapa proses yang merubah input menjadi output dan proses tersebut disebut parameter sistem yang merupakan unsur-unsur pembentuk sistem. Dari pendapat diatas, peneliti menyimpulkan bahwa suatu sistem merupakan kumpulan dari unsur-unsur, bagian-bagian, sub sistem atau komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lain dalam menunjang pencapaian suatu tujuan.
Peneliti akan mengemukakan definisi sistem menurut Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:18), yaitu :
Sistem adalah kumpulan atau group dari sub sistem atau bagian atau komponen apaupun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai tujuan yang tertentu.
Jogiyanto Hartono dalam buku Pengenalan Komputer (2000:683) mendefinisikan suatu sistem, yaitu :
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem juga didefinisikan oleh Edhy Susanta dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2003:4), menyatakan :
Sistem adalah sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Menurut Atin Hafidiah, Drs., Msi. dan Dusa Sumartaya, SE., Msi., Ak. dalam buku Sistem Informasi Manajemen Untuk Organisasi bisnis (2003:51-52), sistem dapat diklasifkasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berguna bagi pemikiran-pemikiran hubungan antara Tuhan dengan manusia. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebagainya.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alamiah, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system). Sistem akuntansi adalah bentuk human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem yang memungkinkan (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah deterministic system karena berdasarkan program-program yang dijalankan menghasilkan output yang dapat dipastikan. Sedangkan sistem yang probabilistik adalah sistem yang output yang dihasilkan tidak dapat diprediksi dengan kepastian yang tinggi. Misalnya sistem akuntansi secara manual.
4. Sistem sederhana, kompleks dan sangat kompleks
Klasifikasi ini didasarkan atas banyaknya sub sistem dan hubungan yang terjadi antara sub sistem yang ada pada sistem sederhana memiliki sub sistem yang sedikit dengan hubungan yang sedikit atau sederhana. Sedangkan sistem yang kompleks memiliki sub sistem dan hubungan yang lebih banyak dibandingkan dengan sistem sederhana, demikian juga sistem yang sangat kompleks memiliki sub sistem dan hubungan yang lebih banyak daripada sub sistem kompleks hubungan antara tingkat determinasi dan kompleksitas sistem.
5. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dengan pihak luarnya. Sistem ini dapat berdiri sendiri. Sistem ini tidak mengadakan pertukaran bahan, informasi, atau tenaga dengan lingkungan. Contohnya sistem reaksi kimia dalam suatu botol tertutup. Sistem tertutup demikian pada akhirnya akan menjadi tidak teratur. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tapi dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka mengadakan pertukaran bahan, informasi dan energi dan lingkungan luarnya, oleh karena itu harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem terbuka cenderung mengadakan penyesuaian diri, yang berarti sistem tersebut dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan guna melangsungkan eksistensinya. Sistem terbuka mengatur sendiri dan mengubah organisasinya untuk menanggapi kondisi yang berbeda.
Suatu sistem mempunyai karakteristik, Edhy Sutanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:4-6), menyatakan karakteristik dari suatu sistem, sebagai berikut :
1. Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai sub sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat didalam sistem.
2. Mempunyai batas (boundry)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.
3. Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjebatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakan.
5. Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data.
6. Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
7. Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi atau hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan yang mendukung upaya pencapaian tujuan.
9. Mempunyai kendali (control)
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.
10. Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya kedalam kondisi normal.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah serangkaian kegiatan yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, dengan kata lain bahwa sistem adalah satu kesatuan atau suatu kumpulan dari sub sistem-sub sistem yang saling berinteraksi dalam rangka pencapaian suatu tujuan tertentu.
2. Informasi
Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut. Tanpa informasi maka tidak akan ada organisasi. Informasi melalui komunikasi menjadi perekat bagi suatu organisasi sehingga organisasi tersebut bisa bersatu. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi maka informasi, sebagaimana sumberdaya lainnya, harus dikelola dengan baik.
Peneliti akan menyajikan beberapa pengertian tentang informasi yang dikutip dari beberapa sumber yang dikemukakan para ahli. Menurut Oemar Hamalik dalam buku Pengelolaan Sistem Informasi (1993:20), mengemukakan bahwa:
Informasi adalah semua hal yang diperlukan dalam proses pembuatan keputusan, misalnya pengetahuan, fakta, data, angka, dan sebagainya. Informasi bermakna bagi pimpinan untuk membuat keputusan atau untuk mempengaruhi tingkah laku.
Menurut pendapat Onong Uchjana Effendy dalam Gordon B. Davis dengan bukunya Sistem Informasi Manajemen (1989:76), mengemukakan pengertian informasi sebagai berikut:
Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
Definisi Gordon B. Davis itu menunjukan pengertian informasi yang sempit, yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Akan tetapi dalam kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang luas dari yang tercakup dalam kegiatan manajemen saja.
Menurut R.J. Beisshon yang dikutip oleh Atin Hafidiah, Drs.,Msi. dan Dusa Sumartaya,SE.,Msi.,Ak. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Untuk Organisasi Bisnis (2003:25), menyatakan bahwa:
Informasi diinterpretasikan (barangkali lebih luas) mencakup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-hari, apakah itu tampak berkaitan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini mengandung hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi, demikian juga hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan.
Selanjutnya Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:10), menyatakan, sebagai berikut;
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.
Jogiyanto Hartono dalam bukunya Pengenalan Komputer (2000:692), informasi dapat didefinisikan, sebagai berikut :
Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan.
Adapun fungsi informasi adalah meningkatkan pengetahuan mengurangi ketidakpastian atau keanekaragaman, memberi standar, serta aturan-aturan keputusan untuk penentuan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik guna mencapai tujuan kontrol.
Informasi harus mempunyai nilai bila informasi tersebut dapat mengakibatkan suatu perubahan dalam tindakan yang diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat memberikan pengetahuan, namun apabila hal itu tidak mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu tidak bernilai. Menurut Burch dan Strater yang dikutip oleh Atin Hafidiah, Drs., Msi. dan Dusa Sunartaya, SE., Msi.,Ak. (2003:30) dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Untuk Organisasi Bisnis nilai informasi didasarkan pada sepuluh sifat sebagai berikut:
- Mudahnya dapat diperoleh (accesbility). Sifat ini menunjukan pada mudahnya dan cepatnya output informasi diperoleh, misalnya satu menit dibandingkan dua puluh empat jam.
- Sifat dan luasnya (comprehensive). Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai outputnya.
- Ketelitian (accuracy). Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan.
- Kecocokan (appropriateness). Sifat menunjuk betapa baiknya output informasi dalam hubungannya dengan permintaan pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi.
- Ketepatan waktu (timeless). Sifat ini berhubungan dengan waktu proses/siklus menghasilkan informasi yang lebih pendek.
- Kejelasan (clarify). Menunjuk pada tingkat kebebasan dari istilah-istilah yang tidak jelas.
- Keluwesan (fleksibility). Dapat dipakai tidak hanya pada satu keputusan saja, tetapi lebih dari satu.
- Dapat dibuktikan/dicocokan (veriability). Dapat diuji oleh pemakai sehingga sampai pada kesimpulan yang sama.
- Tidak mengandung prasangka, tidak ada keinginan untuk menghasilkan atau mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan atau ditentukan sebelumnya.
- Dapat diukur (measurrement), informasi tersebut dihasilkan dari sistem informasi formal dan legal. Meskipun kabar angin, sedas-desus, klonik dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, maka hal tersebut diluar lingkup pembicaraan sistem informasi manajemen.
Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi yang dikemukakan oleh Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:27), antara lain :
1. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
4. Mengurangi keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah
5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan
Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.
Manfaat dari kegunaan suatu informasi ditentukan oleh kualitas dari informasi itu sendiri. Menurut Mc Leod yang kutip oleh Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:40-41), mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri, sebagai berikut :
- Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama maka dianggap data tersebut akurat.
- Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.
- Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organiasi maka organisasi maka informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organiasi tersebut.
- Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. Misalkan informasi tentang penjualan tidak ada bulannya atau tidak ada data fakturnya.
Peneliti menyimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya. Jadi informasi ini merupakan data yang telah diolah, perbedaan ini penting untuk diketahui karena data tidak memiliki nilai dalam pengambilan keputusan dan hanya informasi yang memiliki nilai dan bermanfaat bagi para penggunanya.
3. Manajemen
Banyak definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli yang dapat dikaji dari beberapa literatur. Untuk memperjelas pengertian manajemen, dibawah ini penulis mencoba mengutip beberapa pendapat para ahli dibidang administrasi dan manajemen mengenai definisi manajemen. Menurut Koont dan O’donnel yang pendapatnya di kutip oleh Soewarno Hadayaningrat dalam buku Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:19), mendefinisikan manajemen yaitu sebagai berikut: Management is getting things done through and with people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain).
Pengertian lain mengenai manajemen dikemukakan oleh Miftah Toha dalam Ulbert Silalahi dengan buku Studi Tentang Ilmu Administrasi Konsep, Teori dan Dimensi (2003:136), menyatakan :
Manajeman sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian manajemen menurut pendapat G.R Terry dalam Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (1989:7), sebagai berikut:
Manajemen merupakan sebuah proses yang luas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:17), mengemukakan pengertian lain mengenai manajemen, yaitu : Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.
Pengertian manajemen menurut Soewarno Hadayaningrat dalam buku Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:20), mengemukakan bahwa:
Management is distinct process consisting of planning organizing, actuating, and controlling. Utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan dengan memanfaatkan baik itu limu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya).
Pendapat Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:68), mengenai manajemen, yaitu: Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan orang lain.
Pengertian manajemen pada dasarnya merupakan suatu usaha pengendalian kelompok orang agar mau bekerja sama dengan efektif dan efisien, dimana tugas seseorang manajer atau pimpinan adalah menyelesaikan suatu pekerjaan melalui usaha-usaha orang lain agar tujuannya dapat tercapai. Pada instansi pemerintah pada administratorlah yang akan meminta orang lain agar mereka mau melakukan kerjasama yang dikerjakan agar tujuannya tercapai.
Manajemen menurut Malayu S.P Hasibuan dalam buku Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (1996:5), memberikan definisi sebagai berikut:
Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Guna mencapai tujuan yang menjadi cita-cita manajemen secara terinci, manajemen seperti yang dikemukakan oleh para ahli ternyata bermacam-macam sesuai dengan fokus pengamatannya.
Sondang P. Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:5), mendefinisikan manajemen sebagai berikut:
Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain;
Penjelasan mengenai fungsi manajemen yang meliputi aspek perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, menurut pendapat Sondang P. Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:108-135), yaitu sebagai berikut:
- Perencanaan (Planning) adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan
- Pengorganisasian (Organizing) adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai satu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan
- Penggerakan (Actuating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis
- Pengawasan (Controling) adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya
Menurut Fayol yang dikutip oleh Ulbert Silalahi dalam bukunya Studi Tentang Ilmu Administrasi (2003:159), terdapat empat belas prinsip-prinsip manajemen adalah sebagai berikut:
1. Pembagian kerja (Devision of work)
Pembagian kerja (Devision of work) berdasarkan spesialisasi menjadikan kegiatan-kegiatan pegawai dapat diarahkan pada efisiensi. Bahwa pengkhususan orang dalam bidang tertentu lebih efisien dalam melaksanakan pekerjaannya.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab(Authority and responsibility)
Kekuasaan dan tanggung jawab (Authority and responsibility) merupakan alat untuk melakukan perintah dan kekuatan untuk dituruti secara tepat. Tetapi tiap anggota dan pimpinan telah ditentukan wewenang dan tanggungjawabnya, sehingga dalam menjalankan tugasnya tidak sewenang-wenang dan tidak melampaui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
3. Disiplin (Discipline)
Disiplin (Discipline) benar-benar penting untuk menjalankan usahanya dan tanpa disiplin organisasi tersebut tidak akan berhasil. Setiap anggota karenanya harus menaati ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku.
4. Kesatuan komando (Unity of command)
Kesatuan komando (Unity of command) atau perintah menjadikan setiap pekerja atau pegawai menerima perintah dari satu orang yaitu dari atasan langsung.
5. Kesatuan arah (Unity of direction)
Kesatuan arah (Unity of command) menunjukan satu instruksi dan satu rencana dari suatu kelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan yang akan dicapai dan cara bagaimana mencapainya langsung berasal dari manajer puncak.
6. Kepentingan individu harus ditempatkan dibawah kepentingan organisasi secara umum (Subordination of individual to general interst)
Kepentingan seorang pekerja atau kelompok tidak diatas kepentingan organisasi. Dengan demikian kepentingan organisasi secara keseluruhan yang diutamakan atau diperhatikan, bukan kepentingan pribadi.
7. Pemberian imbalan (Remuneration)
Pemberian imbalan atau kompensasi bagi pegawai atau pimpinan memerlukan keadilan sesuai dengan kompensasi pekerjaan yang dilakukan sehingga pegawai maupun organisasi sama-sama puas.
8. Sentralisasi (Centralization)
Sentralisasi adalah sangat penting bagi organisasi dan merupakan konsekuensi dari suatu organisasi. Sentralisasi dapat berarti mengurangi wewenang bawahan dan untuk menambah wewenang bawahan perlu pendelegasian wewenang. Fayol mengakui tetap diperlukan pendelegasian wewenang, akan tetapi tanggung jawab tetap disentralisasi atau dipegang oleh pimpinan.
9. Mata rantai (Scalar chain atau hierarchy)
Mata rantai (Scalar chain) adalah hubungan dari tingkat kekuasaan paling atas hingga paling bawah secara hirarki atau berjenjang.
10. Keteraturan (Order)
Keteraturan (Order) adalah menempatkan individu-individu pada tempat atau posisi yang sesuai akan lebih akrab dengan pekerjaannya. Dalam hal ini tempat untuk setiap orang dan setiap orang sesuai dengan tempatnya.
11. Persamaan (Equity)
Persamaan (Equity) menunjukan rasa keadilan dalam organisasi. Dan juga pimpinan harus bertindak seimbang terhadap bawahannya.
12. Stabilitas jabatan atau pekerjaan (Stability of tenure)
Stabilitas jabatan atau pekerjan (Stability of tenure) merupakan stabilitas seseorang melakukan pekerjaan atau tugasnya. Diperlukan waktu bagi pekerja untuk menyesuaikan pada pekerjaan mereka dan mengerjakan pekerjaannya secara efektif. Dilain pihak, pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahan dengan semena-mena, seperti pemecatan atau pemutusan hubungan kerja tanpa alasan yang kuat.
13. Inisiatif (Initiative)
Inisiatif (Initiative) artinya bahwahan diberi kebebasan memikirkan dan memberi pendapat tentang pekerjaannya, bahkan juga dalam menilai hasil kerjanya. Pada setiap jenjang atau tingkat didalam organisasi, semangat dan energi diperbesar dengan inisiatif.
14. Prinsip espirit de corps
Prinsip Espirit de corps menekankan perlunya ”team work” dan hubungan antar individu serta semangat persatuan yang mendorong rasa bersatu dalam organisasi.
Tidak ada batas terhadap jumlah prinsip-prinsip manajemen tersebut dan karena itu prinsip-prinsip yang baru yang kegunaannya atau nilainya ditentukan oleh pengalaman, akan menambah prinsip-prinsip yang sudah ada.
Berdasarkan definisi tersebut diatas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa manajemen merupakan proses kegiatan dari seorang pimpinan atau manajer yang harus dilakukan dengan menggunakan pemikiran baik secara ilmiah maupun secara praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui adanya suatu jalinan hubungan kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja serta dapat memanfaatkan sumber-sumber yang lainnya dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
B. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi sistem informasi manajemen menurut pendapat Robert W. Holmes dalam Onong Uchjana Effendy dengan buku Sistem Informasi Manajemen (1989:112), bahwa:
Sistem informasi Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas organisasi. Dirancangnya itu didalam kerangka kerja yang menitikberatkan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan pengawasan pada semua tahap.
Peneliti mengemukakan pendapat Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:68), yang mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.
Pendapat lain tentang Sistem Informasi Manajemen yang ditulis oleh Jogianto Hartono dalam bukunya Pengenalan Komputer (2000:700), sebagai berikut :
Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Sesuai dengan makna istilahnya, Sistem Informasi Manajemen harus ditinjau dengan pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai total system. Dengan mengatakan manajemen sebagai total system, maka Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu sub sistem dari sekian banyak sub sistem yang tercakup oleh total system tersebut.
Pada dasarnya sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama yaitu: menerima data sebagai masukan, kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur-unsur data dan akhirnya dapat diperoleh informasi yang diperlukan sebagai keluaran. Prinsip tersebut berlaku baik bagi sistem informasi manual maupun sistem informasi modern dengan penggunaan perangkat komputer. Sebuah sistem sederhana dapat digambarkan pada gambar 2.1 :
DATA INFORMASI
Jadi pada dasarnya sebuah Sistem Informasi Manajemen adalah menerima dan memproses data untuk kemudian mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi para pengguna informasi dalam tingkatan manajemen.
Sistem informasi manajemen yang efektif menurut Raymond Coleman dalam Moekijat dengan buku Pengantar Sistem Informasi Manajemen (1991:40), yaitu sebagai berikut:
Sistem informasi manajemen yang efektif adalah bahwa sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.
George M. Scott yang diterjemahkan oleh Achmad Nashir Budiman dalam buku Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen (2001:100), mengemukakan sebagai berikut:
Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Masih dalam bukunya yang sama George M. Scoot (2001:69) memberikan pendapat yang lain mengenai sistem informasi manajemen sebagai berikut:
Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial.
Definisi lain mengenai Sistem Informasi Manajemen dikemukakan oleh Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:19), yaitu :
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasioanal, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Memperjelas pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen peneliti akan mengemukakan indikator-indikator yaitu sifat-sifat sistem informasi manajemen menurut George M. Scott yang dikutip oleh Achmad Nashir Budiman dalam buku Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen (2001:100), maka sifat Sistem Informasi Manajemen dapat digarisbawahi sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Adalah Menyeluruh
Kata “manajemen” dalam SIM adalah serba melingkupi. Di dalam SIM termasuk sistem pemroses transaksi dan sistem-sistem yang utama dirancang bagi para manajer dibeberapa tingkatan. Sebuah SIM melingkupi sistem informasi formal maupun informal, baik yang manual maupun yang berkomputer; termasuk juga Sistem Informasi Proyek, Sistem Informasi Perkantoran, Sistem Informasi Intelejen, Sistem Informasi Peramalan, Sistem Penopang Keputusan, dan berbagai model komputer yang memproses data bisnis, serta berbagai Sistem Informasi Khusus atau yang terstruktur. Sebagai penyeimbang, mungkin komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer, yang pikirannya akan memproses dan menyebarluaskan informasi serta berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Adalah Terkoordinasi
Komponen sebuah SIM biasanya tidak dikelola dari satu titik pusat organisasi; ada berbagai departemen pengguna, departemen pemroses data, dan mungkin fungsi pengelola data yang terpisah, bahkan yang lain-lainnya mungkin memiliki hak atas bagian tertentu dari sistem informasi manajemen. Bagaimanapun juga, sebuah sistem informasi manajemen dikoordinasi secara terpusat untuk menjamin bahwa data yang diproses, otomatisasi perkantoran, maupun data intelejen, dan juga komponen-komponen yang lainnya, dikembangkan dan dioperasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi; semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub sistem yang diperlukan; serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien. Fungsi koordinasi ini biasanya dilakukan oleh komisi pengarah yang terpisah atau oleh bagian pengolah data atau oleh manajer pengelola data.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Sub-sistem Informasi
Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem, atau sistem komponen setengah terpisah yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan sistem yang terpadu. Masing-masing dari sub-sistem menyumbang tercapainya sasaran sistem informasi manajemen dan organisasi. Sebagian dari sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau satu lapis organisasi saja, sementara yang lainnya berperan serba-lapis (mulit-level) atau melaksanakan kegiatan berganda (multiple activities). Struktur keseluruhan dari sistem berganda harus disusun secara cermat dan ditetapkan sebagai bagian dari rencana sistem jangka panjang.
4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara Rasional
Sub-sistem (kumpulan dari sistem yang semi-terpisah) adalah terpadu sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sistem-sistem tersebut. Program komputer dan file dapat dirancang untuk menangani arus data diantara sistem, dan prosedur manual dapat digunakan untuk melaksanakan integrasi tersebut.
Sementara integrasi membuat pemrosesan informasi menjadi efisien dengan cara mengurangi pemrosesan antara (intermediate processing) dan peristiwa pemrosesan data yang sama oleh berbagai departemen, dan keuntungan yang menonjol adalah memberikan informasi lebih singkat, lengkap, dan relevan. Manajer senior, khususnya, akan dapat mengambil manfaat dari sistem integrasi karena mereka memerlukan informasi saling-fungsional. Walau integrasi total dari sub-sistem tidak akan tercapai namun demikian sampai derajat tertentu integrasi diperlukan untuk suatu sistem informasi manajemen yang efektif.
5. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Mentransformasikan Data kedalam Informasi dengan Berbagai Cara
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer tertentu untuk tujuan tertentu, maka ia menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus ditransformasikan kedalam sebuah sistem informasi. Misalnya, data biaya untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya keseluruhan, biaya variable, dan biaya standar untuk masing-masing organisasi, baik untuk masing-masing jenis biaya, jenis konsumen, dan jalur produk (product-line).
Berbagai cara dimana sistem informasi manajemen harus mentransformasikan data kedalam sistem informasi ditentukan oleh sifat personil organisasi, sifat tugas kemana informasi ditujukan, dan pengharapan dari penerima eksternal atas informasi.
6. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Meningkatkan Produktivitas
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan tugas rutin seperti penyimpanan dokumen dengan efisien, ia mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu, dan ia juga mampu memberikan peringatan dini tentang masalah internal dan ancaman eksternal. Disamping juga mampu mengingatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah tak terduga.
7. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan Sifat dan Gaya Manajer
Suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya, termasuk juga sumbangan yang diberikan oleh para manajer. Pada tingkat senior dalam organisasi, secara cermat sistem informasi manajemen dijalin dengan cita rasa pribadi para manajer, dan akan dijalin-kembali (retailored) dengan cita rasa masing-masing manajer baru apabila yang lama berhenti. Pada lapis organisasi terendah, sistem informasi manajemen dijalin dengan cita rasa biasa dimana para tenaga administratif dan personil operasi akan menggunakan informasi dan berinteraksi dengan sistem informasi.
Untuk manajer madya, sistem informasi dijalin untuk sifat umum manajer seperti yang dibahas pada bab sebelumnya. Untuk profesional dan personil teknis, sistem informasi dijain agar sesuai dengan sifat tugas khusus, tetapi juga dengan tetap memperimbangkan cara pikir para spesialis memproses informasi.
Para perancang apabila akan mengembangkan sistem informasi manajemen hendaknya mampu mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif atau akan disisihkan oleh penggunanya.
8. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menggunakan Kriteria Mutu yang Telah Ditetapkan
Sebuah sistem informasi manajemen harus dirancang agar sesuai dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi. Toleransi ini bervariasi dari satu tugas ketugas lainnya, dan dari satu lapis kelapis lainnya didalam organisasi. Terhadap kecepatan, untuk beberapa tugas tertentu data yang diperlukan harus dicari selama waktu yang panjang dan kemudian ditransformasikan sehingga menjadi informasi yang diperlukan manajer baik secara periodis ataupun pada selang waktu tak-teratur, sedangkan untuk tugas lain mungkin diperlukan dengan selang waktu teratur, tetapi karena panjangnya periode tunda (grace periode) memungkinkan untuk dilaporkan setelah selesainya akhir suatu periode. Untuk tugas yang lain lagi, mungkin informasi diperlukan secepat mungkin segera selesai berakhirnya periode, dan untuk kebanyakan tugas informasi harus diperoleh selama periode berlangsungnya transaksi.
Pada dasarnya sebuah sistem informasi manajemen menerima dan memproses data untuk kemudian mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi para pengguna informasi dalam tingkatan manajemen.
Untuk memperjelas pelaksanaan dari sistem informasi manajemen diperlukan beberapa indikator dari sistem informasi manajemen. Adapun indikator-indikator dari sistem informasi manajemen yang dikemukakan oleh Gordon B. Davis dalam buku yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I (1995:57), yaitu:
1. Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.
2. Manusia sebagai pengolah informasi
Peranan manusia disini sangat besar yaitu untuk menciptakan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap. Baik buruknya informasi yang dihasilkan tergantung dari profesionalitas dari manusia itu sendiri.
3. Konsep sistem
Sistem adalah suatu bentuk kerjasama yang harmonis antara bagian/komponen/sub sistem yang saling berhubungan satu dengan bagian/komponen/sub sistem lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Selain itu sistem tidaklah berdiri sendiri tetapi juga dipengaruhi oleh lingkungan, baik itu lingkungan intern maupun lingkungan ekstern.
4. Konsep organisasi dan manajemen
Organisasi tidak bisa lepas dari kegiatan manajemen dan begitu pula sebaliknya karena keduanya mempunyai hubungan yang begitu erat dan kuat.
5. Konsep pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.
6. Nilai informasi
Informasi dapat mengubah sebuah keputusan. Perubahan dalam nilai hasil akan menentukan informasi. Bahwa suatu informasi itu harus dapat menjadi ukuran yang tepat, yang nantinya dapat memberikan masukan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan.
C. Pengertian Kinerja Pegawai
Usaha untuk mendapatkan kinerja pegawai yang optimal, seorang pimpinan tidak cukup hanya dengan meyakinkan bahwa pegawai bersangkutan mempunyai pengetahuan dan keterampilan, tetapi disamping itu seorang pimpinan juga harus dapat memahami motivasi kerja pegawai, mendorong dan mengarahkan potensi-potensi yang ada serta memahami hal-hal yang dapat melahirkan kepuasan kerja. Untuk itu diperlukan pendekatan yang relevan dan pembinaan-pembinaan secara lebih manusiawi.
Temuan dari beberapa literatur selain istilah job performance, ada pula istilah yang mempunyai arti yang sama, seperti performance, penampilan kerja, kinerja, pencapaian kerja, prestasi kerja. Karena adanya beberapa istilah yang digunakan, maka definisi kinerjapun beragam, tetapi secara garis besarnya pengertian kinerja dapat dilihat dari dua pendekatan, yaitu pendekatan proses, dan pendekatan hasil. Pendekatan proses beranggapan bahwa kinerja dapat dilihat dari dua pendekatan, yaitu pendekatan proses dan pendekatan hasil.
Berkaitan dengan usaha-usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai maka peneliti akan mengemukakan terlebih dahulu tentang pengertian kinerja menurut Roger Dawson yang dikutip oleh Haris Munandar dalam buku 13 Rahasia Kinerja Kekuatan (1997:69), adalah sebagai berukut: Kinerja adalah suatu yang dicapai, prestasi yang diperlihatkan tentang kemampuan kerja pegawai sehingga menghasilkan sesuatu yang optimal.
Menurut pendapat August W. Smith yang dikutip oleh Sedarmayanti dalam buku Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja (2001:50), menyatakan : “output drive from processes, human or otherwise” (kinerja merupakan hasil atau keluaran dari suatu proses).
Menurut Moch. As’ad dalam buku Psikologi Industri (1989:48), menyatakan bahwa: Kinerja adalah kesuksesan seseorang (pegawai) didalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Hasil kerja yang hendak dicapai oleh suatu organisasi tidak terlepas dari seberapa ukuran hasil kerja (kinerja) itu sendiri dapat dilaksanakan secara optimal. Didalam hal ini ada beberapa pendapat ahli yang mengemukakan kriteria kinerja atau faktor-faktor yang dijadikan ukuran suatu kinerja.
Peneliti selanjutnya akan mengemukakan definisi kinerja pegawai yang dikemukakan oleh Anwar Prabu Mangku Negara dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan (2002:67), adalah :
Kinerja Pegawai adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Henry Simamorang dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (1995:325), menyatakan bahwa Kinerja adalah tingkat dimana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan.
Kinerja pegawai menurut Sjahrudin Rasul dalam buku Pengukuran Kinerja Suatu Tinjauan Pada Instansi Pemerintah (2000:9), adalah :
Gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan atau pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan atau program atau kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran tujuan, misi dan visi organisasi yang tertuang dalam perumusan perencanaan strategis.
Menurut Bernandin & Russell yang dikutip oleh Faustino C Gomes dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (1997:135), sebagai berikut:
Performansi sebagai “…the record of outcomes produced on a specified job function or activity during a specified time periode” (catatan outcome yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama suatu periode tertentu).
Berikut pendapat Whittaker dan Simons yang dikutip LAN RI dalam buku Pengukuran Kinerja Instansi Pemerintah (2000:5), menjelaskan bahwa definisi kinerja pegawai mengandung pengertian:
Pengukuran kinerja merupakan suatu metode untuk menilai kemajuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan untuk berperan sebagai mekanisme untuk memberikan penghargaan/hukum (reward/punisment), akan tetapi pengukuran kinerja berperan sebagai alat komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi.
Terlepas dari jenis sektor atau spesialisasinya, setiap organisasi biasanya cenderung untuk tertarik pada aspek-aspek pengukuran kinerja, seperti yang dikemukakan Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam buku Pengukuran Kinerja Pegawai Pemerintah (2000:7), sebagai berikut :
- Aspek finansial
- Kepuasan pelanggan
- Operasi bisnis internal
- Kepuasan pegawai
- Kepuasan komunitas dan stakeholders
- Waktu.
Menurut pendapat pendapat Husein Umar dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi (2003:266), mengemukakan ukuran kinerja pegawai, sebagai berikut :
- Mutu kerja
- Kejujuran pegawai
- Inisiatif
- Kehadiran
- Sikap
- Keandalan
- Kerjasama
- Pengetahuan tentang pekerjaan
- Tanggung jawab
- Ketepatan waktu
Alat ukur tersebut diatas, dapat peneliti jelaskan, sebagai berikut :
1. Mutu kerja
Mutu yang harus dihasilkan baik atau tidaknya melibatkan perhitungan dari keluaran dan proses atau pelaksanaan kegiatan dari pegawai terutama dalam kaitannya dengan keluaran (output).
2. Kejujuran pegawai
Merupakan ketulusan hati dari seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya dan mampu untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan.
3. Inisiatif
Kemampuan untuk bertindak tidak bergantung kepada orang lain dan mampu mengembangkan serangkaian kegiatan serta dapat menemukan cara-cara yang baru atau mampu berinovasi.
4. Kehadiran
Kewajiban yang harus dilaksanakan oleh pegawai dalam setiap pekerjaan dimana kehadiran merupakan hal utama yang harus dilaksanakan oleh setiap pegawai.
5. Sikap
Suatu kesediaan untuk bereaksi didalam menghadapi suatu situasi atau keadaan tertentu secara normal.
6. Keandalan
Total dari semua keahlian yang diperlukan untuk mencapai hasil yang bisa dipertanggungjawabkan.
7. Kerjasama
Kemampuan seorang pegawai untuk bekerja bersama-sama dengan orang lain dalam menyelesaikan suatu tugas yang ditentukan, sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya. Kesediaan pegawai dalam berpartisipasi dan bekerjasama dengan pegawai lain secara vertikal dan horizontal didalam maupun diluar pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan meningkat.
8. Pengetahuan tentang pekerjaan
Pengetahuan yang dimiliki oleh setiap pegawai dalam melaksanakan suatu pekerjaan sehingga dapat berjalan secara efiktif dan efisien.
9. Tanggung jawab
Tanggung jawab merupakan kesanggupan dari seorang pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan sebaik-baiknya.
10. Ketepatan waktu
Pengukuran ketepatan waktu ialah jenis khusus dari pengukuran kuantitatif untuk menentukan ketepatan waktu penyelesaian suatu kegiatan.
Istilah lain untuk penilaian kinerja yaitu pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja merupakan suatu alat manajemen yang digunakan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas. Pengukuran kinerja juga dapat digunakan untuk menilai pencapaian tujuan dan sasaran.
Ciri-ciri utama organisasi berkinerja tinggi menurut pendapat Sondang P. Siagian dalam buku Manajemen Stratejik (2002:27), antara lain :
Pertama : organisasi berkinerja tinggi mempunyai arah yang jelas untuk ditempuhnya. Arah terebut tercermin pada visi yang dimiliki oleh para manajer dalam organisasi tentang mau kemana organisasi mau dibawa dimasa depan.
Kedua : manajemen yang berhasil menjadikan organisasi berkinerja tinggi selalu berupaya agar dalam organisasi tersedia tenaga-tenaga berpengetahuan dan ketrampilan tinggi disertai oleh semangat kewirausahaan.
Ketiga : pada organisasi berkinerja tinggi, para manajernya membuat komitmen kuat pada suatu rencana aksi stratejik, yaitu rencana aksi yang diharapkan membuahkan keuntungan finansial yang memuaskan dan yang menempatkan organisasi pada posisi bersaing yang dapat diandalkan.
Keempat : orientasi organisasi berkinerja adalah “hasil” dan memiliki kesadaran yang tinggi tentang pentingnya efektifitas yang meningkat.
Kelima : adanya komitmen yang mendalam pada strategi yang telah ditentukan dan berupaya agar strategi tersebut membuahkan hasil yang diharapkan.
Mengamati pendapat beberapa para ahli diatas, bahwa kinerja pegawai erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang didalam suatu organisasi, hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas dan hasil produksi. Namun yang menjadi masalah pada saat ini yaitu apa yang menjadi alat ukur dari suatu kinerja pegawai itu sendiri. Berikut ini dimensi-dimensi kinerja pegawai yang dikemukakan oleh Faoustino C Gomes dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (2003:142), adalah sebagai berikut:
- Kuantitas kerja (quantity of work); jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan
- Kualitas kerja (quality of work); kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya
- Pengetahuan tentang pekerjaan (job knowledge); luasnya pengetahuan mengenai keterampilan dan pekerjaannya
- Kreativitas (creativeness); keaslian gagasan-gagasan yang dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesiakan persoalan-persoalan yang timbul
- Kerjasama (cooperation); kesediaan untuk bekerjasama dengan orang lain (sesama anggota organisasi)
- Bisa diandalkan (dependability); kesadaran dan dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesian kerja
- Inisiatif (initiative); semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam memperbesar tanggungjawabnya
- Kualitas pegawai (personal qualities); menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramahtamahan, dan integritas pribadi
D. Hubungan Sistem Informasi Manajemen dengan Kinerja Pegawai
Penerapan Sistem Informasi Manajemen sebagai upaya mengelola salah satu sumber daya yang dimiliki organisasi yaitu informasi diharapkan dapat memberikan nilai tambah dalam menjalankan tugas organisasi. Nilai tambah ini diharapkan dapat berguna membantu organisasi dengan dicirikan tercapainya tujuan secara efektif.
Dikatakan diatas kinerja merupakan suatu catatan outcome yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama satu periode waktu tertentu. Untuk mewujudkannya memerlukan dukungan dari berbagai faktor baik itu faktor internal maupun faktor eksternal.
Keterkaitan sistem informasi manajemen dengan kinerja pegawai menyangkut berbagai aspek, keberadaan tiap level manajemen serta anggota organisasi dengan alat-alat yang telah tersedia menjadi suatu efektivitas pelaksanaan kegiatan yang menyentuh tugas dan fungsi organisasi.
Dasar teoritis kerangka sistem informasi manajemen adalah sekumpulan sistem informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial.
Kinerja Pegawai berarti hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan oleh pimpinan. Kinerja merupakan hasil yang diperoleh Pegawai berdasarkan kualitas atau mutu pekerjaan : sebaik apa yang harus dikerjakan, kriteria ini mengukur baik tidaknya pelaksanaan kegiatan, terutama dalam kaitannya dengan keluaran.
Agus Dahrma dalam bukunya Manajemen Supervisi (2001:149), memberikan penjelasan mengenai penilaian kinerja, sebagai berikut :
Untuk dapat menilai kinerja karyawan secara objektif dan akurat adalah dengan mengukur tingkat kinerja karyawan. Pengukuran kinerja dapat juga berfungsi sebagai upaya mengumpulkan informasi yang dapat digunakan untuk mengarahkan upaya karyawan melalui serangkaian prioritas tertentu.
Hubungan sistem informasi manajemen dengan kinerja lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar pendekatan sistem informasi manajemen disajikan pada gambar 2.2.
MODEL SISTEMATIK PENDEKATAN SIM DENGAN KINERJA PEGAWAI
A merupakan teori yang menjadi perekat
Sumber:
- Gordon B. Davis, dalam buku Kerangka Dasar SIM Bag I (1995,57)
- Faustino Cardoso Gomes, dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (2003,142)
- Hasil modifikasi peneliti
Penjelasan:
INPUT
a. Sumber Daya Manusia
Pengertian Sumber Daya Manusia menyangkut manusia yang mampu bekerja dalam waktu tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Batasan dari sumber daya manusia adalah aspek kuantitas dalam arti jumlah pegawai yang bekerja dan aspek kualitas dalam arti jasa bekerja yang tersedia diberikan untuk produksi.
b. Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan faktor yang sangat menunjang terhadap kelancaran proses pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan kelancaran proses pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Suatu organisasi tidak dijalankan tanpa ditunjang dengan fasilitas kerja dan peralatan yang mendukung terhadap proses pencapaian tujuan.
c. Biaya
Biaya merupakan faktor yang sangat penting pula, karena tanpa adanya biaya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya tidak akan tercapai.
d. Metode
Metode merupakan cara-cara yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam metode ini mencakup cara kerja yang dilakukan.
e. Pembinaan Teknis SIM
Pembinaan ini diorientasikan kepada pegawai dimana mempunyai tujuan untuk meningkatkan kemampuan perawai tersebut.
PROSES
Dalam proses ini semua sumber-sumber dalam input diupayakan untuk dimanfaatkan dalam melaksanakan SIM berdasarkan pada konsep-konsep SIM, sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai.
OUTPUT
Apabila indicator-indikator kinerja telah dilaksanakan dengan memanfaatkan input yang ada maka kinerja pegawai akan menyangkut. Hal ini sangat ditentukan untuk pemanfaatkan input tersebut dalam pelaksanaan SIM.
FEED BACK
Sistem Informasi Manajemen meningkat, kinerja meningkat, Sumber daya meningkat diperhatikan, sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan akan dapat memberikan umpan balik, sehingga proses dari kegiatan organisasi tersebut berlangsung secara berkesinambungan.
