ORGANISASI DAN TANGGUNGJAWAB PERUSAHAAN PERJALANAN WISATA

ORGANISASI DAN TANGGUNGJAWAB PERUSAHAAN PERJALANAN WISATA

Berinteraksi dengan sesamanya merupakan kebutuhan setiap individu. Dalam sejarah disebutkan betapa sosok Nabi Adam yang tegar dan kuat menangis siang malam hanya karena mencari sang istri tercinta, Siti Hawa. Peristiwa tersebut menggambarkan bahwa tak satupun manusia mampu menjalani hidup dalam kesendirian. Artinya, bahwa setiap individu saling ketergantungan antara satu dengan yang lainnya.

Andaikan saja setiap individu yang berkumpul dalam suatu wadah terjadi saling pengertian dan menghargai antara satu dengan lainnya, tentunya akan mudah kita jumpai suatu tatanan yang selaras seperti kinerja partikel-partikel mesin kendaraan yang mampu menopang dan mengangkut beban yang sangat berat hingga ke tempat tujuannya. Sebenarnya bukanlah merupakan hal yang sulit bilamana jiwa dan hati kita berkemauan untuk dapat menerima dan diterima oleh lingkungan disekitar kita, namun seringkali tiap individu terjebak pada kondisi egoisme masing-masing. 

Kita ambil satu contoh kehidupan berorganisasi di masyarakat, lembaga Rukun Tetangga ( RT ). Mereka dalam beraktualisasi diri dengan lingkungannya seringkali ingin merasa diakui bahwa saya atau ide saya adalah yang terbaik daripada orang lain. Kemudian dalam upayanya mewujudkan keinginannya tersebut tak jarang yang membicarakan kelemahan-kelemahan individu lain dengan pembicaraan yang penuh cela. Berbagai siasat digulirkan hanya karena ingin dianggap bahwa saya bukanlah orang yang pantas diremehkan.

Peristiwa demi peristiwa seperti tersebut diatas akhirnya terekam dalam benak pikiran anak-anak dan atau sang istri. Ketika sang anak beranjak dewasa maka perilaku para orang tua dilingkungannyapun ditiru dan diterapkan dalam kehidupan organisasi social, sekolahan maupun bisnis. Tak heran jika kemudian hari akan banyak bermunculan individu yang tidak mau menerima gagasan dari orang lain apalagi ide yang berasal dari para bawahannya.

Satu kiat yang diharapkan mampu merubah keadaan seperti itu adalah siap dieterima dan menerima. Ibarat dalam satu majelis yang berkumpul adalah orang-orang tuna netra. Mereka mencoba menggambarkan keadaan seekor gajah, masing-masing berbeda pendapat dan masing-masing saling berpegang kepada argumentasi yang ia yakini, maka akhirnya hanya perpecahan dan saling tidak percaya antara satu dengan lainnya. Dari paparan tersebut dapat disimpulkan bahwa kemampuan seseorang pasti berbeda dengan sesorang lainnya, karena keterbatasan yang dimiliki individu dalam menangkap sudut pandang tidaklah mungkin sama. 

Berkarir dalam bidang usaha perjalanan wisata menawarkan tantangan, keanekaragaman dan kesempatan untuk bekerja dengan orang banyak. Kita ambil satu contoh dalam penyelenggaraan kegiatan paket wisata, maka mulai dari industri transportasi, akomodasi hingga industri hiburan dan souvenier haruslah bersinergi dengan penyelenggara wisata guna mewujudkan kepuasan pemenuhan kebutuhan wisatawan.

Seorang supervisorpun jarang yang mampu menyiapkan penyelenggaran kegiatan paket wisata seorang diri, mereka memerlukan bantuan dari divisi yang membidangi departemennya masing-masing. Jika tercipta suatu komunikasi yang komunikatif, efisien dan efektif, tentunya keuntungan demi keuntungan akan dapat diraih guna eksistensi perusahaannya.

Usaha perjalanan modern uang menyediakan, menjual dan menyelenggarakan segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan jasa wisatawan mulai dari penjualan tiket udara, darat, laut ; akomodasi / penginapan ; pelayaran wisata ; wisata paket ; asuransi perjalanan dan produk lainnya yang berhubungan dengan segala kebutuhan wisatawan, tentu akan menyiapkan personal in charges yang mengisi dan menangani tiap-tiap departemennya.

Bila ditinjau dari satu departemen ( ticketing / travel ) seorang karyawan atau personal yang ada dalam suatu wadah organisasi bisnis dibidang usaha perjalanan akan melakukan tugas dan fungsi seperti : memberi informasi tentang tingkat biaya, tariff dan atau jadwal ; membuat reservasi ; mengatur pengiriman tiket atau dokumen transportasi lainnya ; membantu klien merencakan perjalanan ; mengatur dan pengeluaran tiket dan dokumen perjalanan lainnya

Melihat keanekaragaman fungsi dan tugas yang ada dalam sebuah Biro Perjalanan Umum, maka guna menciptakan standar operasional perusahaan disusunlah struktur organisasi. Hal ini dimaksudkan agar pimpinan puncak perusahaan dapat melakukan kegiatan sekaligus controlling yang diharapkan dapat menunjang keberhasilan dalam pengembangan masing-masing unit kerja ( developing units ) dalam upayanya meraih target pekerjaan yang telah ditepakan.

Tidak banyak dijumpai suatu perusahaan perjalanan di kota-kota besar di Indonesia yang mempunyai struktur organisasi seperti diatas. Alasan yang pasti adalah terbatasmya kapital perusahaan yang bersangkutan. Kalau kita mau menelaah apa yang menjadi prinsip dasar sebuah kegiatan usaha yang bersifat komersil, maka efisiensi perekrutan tenaga kerja bias didapatkan meskipun efektifitasnya masih diragukan mengingat kemampuan personal yang berbeda-beda dalam menangkap sifat-sifat personal yang selaras dengan tanggungjawab pekerjaan yang dibebankannya.

Secara garis besar organisasi bisnis berkecimpung pada 4 (empat) hal yang menjadi prinsip kegiatan usaha, diantaranya adalah :

- Financial :

Seluruh kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan

- Production :

Seluruh kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan produk perusahaan mulai dari pemrosesan bahan baku hingga menjadi bahan konsumtif.

- Marketing :

Seluruh kegiatan perusahaan yang berorientasi pada pendistribusian bahan / barang jadi dari produsen ke konsumen dengan target keuntungan.

- Supporting Unit :

Segala sesuatau kegiatan diluar ketiga unit kerja tersebut yang perlu dilaksakan dalam mendukung keberhasilah organisasi bisnis dalam pencapaian target tiap-tiap unit kerja seperti yang tertera diatas.

Dari keempat unit kerja tersebut dalam pelaksanaannya perlu ditunjang suatu sarana pengembangan usaha yang disebut sebagai developing units yang menangani segala urusan perkembangan unit-unit kerja antara lain : planning, budgeting, reporting dan evaluating

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PRESIDEN DIREKTUR

Fungsi :

Mempertanggungjawabkan segala kegiatan dan kebijaksanaan perusahaan kepada Dewan Komisaris.

Tugas :

serif";mso-ansi-language: EN-US'> Melihat keanekaragaman fungsi dan tugas yang ada dalam sebuah Biro Perjalanan Umum, maka guna menciptakan standar operasional perusahaan disusunlah struktur organisasi. Hal ini dimaksudkan agar pimpinan puncak perusahaan dapat melakukan kegiatan sekaligus controlling yang diharapkan dapat menunjang keberhasilan dalam pengembangan masing-masing unit kerja ( developing units ) dalam upayanya meraih target pekerjaan yang telah ditepakan.

DIVISI PEMASARAN

Fungsi :

• Merencanakan, melaksanakan dan menilai segala kegiatan riset pengembangan dan pemasaran. 
• Mengadakan koordinasi secara vertikal-horisontal. 
• Mempertanggungjawabkan semua kegiatannya kepada Presiden Direktur. 

Tugas :

• Menentukan sasaran atau obyek, taat cara sistem atau prosedur, stategi dan taktik jangka pendek maupun jangka panjang yang akan diambil dalam melaksanakan kegiatan riset, pengembangan dan pemasaran. 
• Menyusun riset, pengembangan dan pemasaran secara manual. 
• Mengarahkan bawahannya secara sistematik baik dalam lisan maupun tertulis terhadap semua langkah yang harus diambil dalam mencapai sasaran kegiatan secara efisien dan efektif. 
• Menyusun anggaran yang diperlukan disertai dengan jadwal penyediaan, penggunaan dan pertanggungjawabannya. 
• Meneliti dan menyetujui semua produk sesuai mekanisme survey pelanggan, test market, modifikasi produk yang akan dipasarkan dan dijual. 
• Meneliti dan menyetujui laporan riset, pengembangan produk, harga, advertising dan promosi termasuk penggunaan dana yang telah dilaksanakan. 
• Meningkatkan pengetahuan dan penerapan salesmanship dan profesialisme bawahannya. 
• Menilai, memberi peringatan atauy penghargaan atas dedikasi dan prestasi bawahannya. 
• Memantau dan memecahkan semua masalah yang ada kaitannya dengan penurunan dan penigkatan citra perusahaan. 
• Merintis, memelihara dan meningkatkan kerja sama yang baik dengan segala pihak guna mengangkat citra dan menambah keuntungan perusahaan. 

- Supporting Unit :

Segala sesuatau kegiatan diluar ketiga unit kerja tersebut yang perlu dilaksakan dalam mendukung keberhasilah organisasi bisnis dalam pencapaian target tiap-tiap unit kerja seperti yang tertera diatas.

Dari keempat unit kerja tersebut dalam pelaksanaannya perlu ditunjang suatu sarana pengembangan usaha yang disebut sebagai developing units yang menangani segala urusan perkembangan unit-unit kerja antara lain : planning, budgeting, reporting dan evaluating

BAGIAN PEMASARAN

Fungsi :

• Melaksakan kegiatan penelitian, perencanaan, pengembangan dan pemasaran produk usaha. 
• Mengadakan koordinasi baik vertikal-horisontal. 
• Mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada Direktur Pemasaran. 

Tugas :

• Mengumpulkan tarif, informasi dan data lengkap mengenai semua elemen industri pariwisata yang diperlukan perusahaan. 
• Menyusun semua informasi dan data yang masuk yang akan dijadikan produk. 
• untuk ditawarkan dan dijual oleh bidang konvensi, tour and travel kepada calon pelanggan. 
• Menjalin hubungan baik dan mengadakan perjanjian kerja sama dengan berbagai industri pariwisata dengan syarat serta kondisi saling menguntungkan. 
• Menentukan harga jual beserta persyaratan terhadap produk konvensi, tour and travel maupun lainnya. 
• Membuat dan mencetak tarif setiap produk / jasa yang ditawarkan beserta alat-alat bahan promosi yang diperlukan. 
• Memasarkan semua produk tang dihasilkan secara berencana, terarah, teruji dan teratur dengan menyebarluaskan pamflet, brosur maupun promotion material lainnya melalui mass-media atau secara langsung kepada calon pembeli. 
• Merekam dan melaporkan kepada Direktur Pemasaran ats segala keluhan dan pujian tentang produk perusahaan sebagai bahan penelitian guna pengembangan usaha dan peningkatan citra perusahaannya. 
• Menjalin dan menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan prinsipal, instansi pemerintah, mass-media dan sesama rekan atau mitra usaha. 
• Menyusun rencana kegiatan, anggaran biaya tahunan, jadwal penggunaan dan pertanggungjawaban penggunaan biaya pada bagian pemasaran secara teratur. 
• Merencanakan, membuat, memakai dan menyempurnakan semua formulir, system dan prosedur yang berlaku pada bagian pemasaran. 
• Mengadakan market research, test, survey pelanggan, produk planning dan modifikasi produk secara teratur dan berencana yang disesuaikan dengan manual bagian pemasaran dan rencana induk perusahaan. 
• Melaporkan hasil penilaian prestasi bawhannya termasuk usul pemberian peringatan maupun penghargaan terhadap bawahannya maupun kenaikan gaji dan promosi. 
• Meningkatkan ketrampilan dan pengethuan bawahannya baik secara langsung maupun melalui lembaga pendidikan yang ada diluar perusahaan sesuai kebutuhan dan kemampuan perusahaan. 
• Membuat laporan pelaksanaan kegiatan secara berkala. 

Tugas seksi : 

• Mengumpulkan informasi dan data produk wisata dan daerah atau negara pasaran wisata. 
• Merekam semua keluhan, kritik dan pujian yang diterima dari pelanggan untuk meningkatkan pengembangan mutu efisiensi dan efektifitas kerja. 
• Meneliti dan mengevaluasi produk wisata atau mice dan daerah atau negara tujuan wisata yang barui untuk dikembangkan. 
• Menganalisa dan mengevaluasi alat dan bahan promosi serta daerah atau negara pasaran wisata yang sudah dikembangkan untuk ditingkatkan. 
• Memberikan data dan usulan pengembangan dan penyempurnaan produk wisata yang ada serta untuk perencanaan penambahan produk wisata baru. 
• Memberikan data dan usulan perluasan pasar di daerah atau negara pasar wisata serta kemungkinan untuk membuka pasar baru. 
• Menyusun rencana kegiatan penelitian, penciptaan, pengembangan dan penyempurnaan produki wisata yang akan dipasarkan dan anggaran biaya atas seksi pemasaran. 
• Memasarkan produk wisata melalui mass-media di dalam / luar negeri. 
• Berpartisipasi aktif dalam event yang dapat meningkatkan penjualan produk wisata dan citra perusahaan. 
• Memenfaatkan keanggotaan perusahaan dalam asisiasi kepariwisataan nasional-internasional untuk memasarkan produk wisata yang dijual oleh perusahaan. 

DIVISI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Fungsi 

1. Menyusun rencana, mengatur, melaksanakan, mengevaluasi dan menyempurnakan tata kerja dan peraturan kepegawaian, tata administrasi, pengelolaan modal dan akunting perusahaan.
2. Mengadakan kordinasi secara vertikal dan horisontal.
3. Mmepertanggungjawabkan semua kegiatannya termasuk pelaksanaan rencana pendanaan kegiatannya kepada Presiden Direktur.

Tugas divisi

1. Bersama-sama dengan divisi lain menganalisa neraca tahun lalu kemudian menyusun anggaran dan pendapatan perusahaan pada tahun mendatang.
2. Menghimpun semua rencana tahunan tiap divisi untuk dibicarakan dan disetujui dalam rapat dewan direksi untuk menjadi rencana induk perusahaan.
3. Meneliti dan menyetujui permintaan pembelian barang sesuai dengan anggaran masing-masing divisi.
4. Meneliti dan melakukan perintah pencetakan sesuai dengan rencana kebutuhan divisi.
5. Menerima lamaran dan permintaan penambahan dan atau penggantian karyawan sesuai dengan rencana induk perusahaan.
6. Meneliti, memperbaiki dan menyetujui permintaan penambahan formulir-formulir yang diperlukan tiap-tiap divisi.
7. Menghimpun dan menyusun semua manual yang diperlukan seperti sales manual, marketing manual, accounting manual dan lainnya.
8. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan latihan kerja dan pendidikan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilam karyawan perusahaan.
9. Menghimpun, mempelajari dan melaporkan hasil kajian semua peraturan dan undang-undang yang ada kaitannya dengan pengelolaan perusahaan.
10. Menjalin hubungan baik dengan instansi pemerintah, perbankan dan sesama rekan usaha.
11. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan serta kwartal maupun tahunan secara teratur.

Bagian personalia dan rumah tangga

Fungsi

• Melaksanakan pengaturan tata kerja dan administrasi kepegawaian dan aset milik perusahaan.
• Mengadakan kordinasi secara vertika dan horisontal.
• Mempertanggungjawabkan semua kegiatan berserta pendanaan kepegawaian dan rumah tangga.

Seorang manajer harus mampu menangkap masing-masing sifat personal yang ada dalam organisasi bisnis[1]. Ketrampilan interpersonal yang akan dipelajari dalam Bab III tentang Peranan Pemasaran, akan menjadi syarat kondisi utama dalam meraih keberhasilan dalam penjualan jasa wisata.

[1] Dennis L Foster, An Introduction To Travel & Tourism, hlm 7